Prozessautomatisierung mit KI

Schluss mit Copy-Paste zwischen fünf Programmen.

Wir verbinden Ihre Tools, damit Daten von allein dort landen, wo sie gebraucht werden. Rechnungen, E-Mails und PDFs liest dabei die KI, statt dass jemand sie abtippt.

Kostenloses Erstgespräch buchen Beispiele ansehen

Einfache Abläufe live in wenigen Tagen
n8n, Make, Zapier oder eigener Code
Workflows gehören Ihnen

rechnungseingang · n8n

12 PDFs aus dem Postfach rechnungen@ gelesen

✓

Felder erkannt: Lieferant, Betrag, USt., Fälligkeit

✓

Abgleich mit Bestellung im ERP, 11 passen

✓

1 Abweichung an Buchhaltung in Teams gemeldet

läuft

Export an DATEV, Ablage in SharePoint

geplant

Früher: 2 Std. pro Tag. Heute: 1 Prüfung.● aktiv

Kurz erklärt

Was ist KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung verbindet klassische Prozessautomatisierung mit Sprachmodellen. Neben dem Verschieben von Daten nach festen Regeln übernimmt sie Aufgaben, für die es bisher Menschen brauchte: E-Mails verstehen, PDFs und Scans auslesen, Anfragen einordnen und Entwürfe schreiben.

Meist setzen wir auf n8n, das auch selbst gehostet in der EU läuft, oder auf Make. Wo das nicht reicht, schreiben wir eigenen Code.

Ausgangslage

Die teuerste Software in Ihrem Unternehmen ist ein Mensch, der Daten abtippt.

Die meisten Unternehmen haben gute Tools, die nur nicht miteinander reden. Die Lücke füllen Mitarbeiter mit Copy-Paste und Excel-Listen.

Bestellungen kommen per E-Mail und werden von Hand ins ERP übertragen.

Eingangsrechnungen werden einzeln geöffnet, geprüft und abgetippt.

Neue Kunden landen in drei Systemen, mit drei verschiedenen Schreibweisen.

Jeden Monat kopiert jemand Berichte aus Exports zusammen.

Anwendungsbeispiele

Abläufe, die wir regelmäßig automatisieren

Buchhaltung

Rechnungseingang

Rechnungen werden aus dem Postfach gelesen, mit Bestellungen abgeglichen und für DATEV oder Ihr ERP aufbereitet.

Vertrieb

Angebote aus Anfragen

Aus der Anfrage entsteht mit Ihrer Preisliste ein Angebotsentwurf, den der Vertrieb nur noch prüft und abschickt.

E-Commerce

Bestellabwicklung

Bestellungen aus Shop, Marktplätzen und E-Mail landen in einem System, Lager und Versand laufen automatisch.

Personal

Onboarding & Bewerbungen

Bewerbungen werden nach Ihren Kriterien vorsortiert, und neue Mitarbeiter bekommen Zugänge und Unterlagen automatisch.

Daten

CRM-Pflege

Kontakte werden angereichert, Dubletten zusammengeführt und Notizen aus E-Mails automatisch ergänzt.

Reporting

Wöchentliche Berichte

Zahlen aus Shop, Buchhaltung und CRM kommen kommentiert jeden Montag um 8 Uhr per Mail.

Leistungsumfang

Automatisierungen, die auch in einem Jahr noch laufen

Ein Workflow, der beim ersten unerwarteten Format abbricht, kostet mehr, als er spart. Deshalb bauen wir für den Dauerbetrieb.

Projekt besprechen

3D-Grafik: Rechnungen laufen durch eine Maschine mit Zahnrädern und kommen erledigt heraus — Belege laufen automatisch durch

Prozessaufnahme und Business Case vor dem Bau
Umsetzung in n8n, Make oder eigenem Code
Fehlerbehandlung für fehlende Daten und Sonderfälle
Self-Hosting von n8n in der EU auf Wunsch
Verständliche Dokumentation jedes Workflows
Wartung, wenn sich Tools oder Abläufe ändern

Ablauf

So läuft ein Projekt ab

Prozesse aufnehmen

Im Workshop gehen wir Ihre wiederkehrenden Abläufe durch und schätzen Aufwand und Häufigkeit.

Woche 1

Priorisieren

Wir starten mit dem Ablauf, der sich am schnellsten bezahlt macht.

Woche 1

Umsetzen & testen

Der Workflow läuft zuerst parallel zum alten Weg, damit Sie sehen, dass alles stimmt.

Woche 2–3

Umschalten & ausbauen

Passen die Ergebnisse, stellen wir um und nehmen uns den nächsten Ablauf vor.

ab Woche 4

Welchen Ablauf möchten Sie nicht mehr von Hand erledigen?

Nennen Sie uns einen Prozess, bei dem Ihr Team Daten liest und überträgt. Wir prüfen, wie sich die Schritte verbinden lassen.

Automatisierung besprechen

30 Minuten · Kostenlos & unverbindlich

Den größten Zeitfresser finden
Häufigkeit und Handarbeit zeigen uns den besten Startpunkt.
Die beteiligten Tools klären
Wir klären, woher die Daten kommen und wohin sie müssen.
Den Nutzen grob einschätzen
Sie bekommen eine erste Schätzung zu Ersparnis und Aufwand.

FAQ

Häufige Fragen zu KI-Automatisierung

Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?

Gut geeignet sind häufige Abläufe mit ähnlichen Regeln, die heute Lesen oder Abtippen erfordern, etwa Rechnungseingang, Angebote, Bestellungen, CRM-Pflege und Reporting. Seltene Einzelfälle und Verhandlungen bleiben besser beim Menschen.

Was ist n8n und warum nutzt ihr es?

n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Abläufe zwischen Programmen visuell bauen lassen, ähnlich wie Zapier oder Make. Es läuft auch auf eigenen Servern in der EU, kostet nichts pro Ausführung und lässt sich mit Code erweitern.

Was kostet eine KI-Automatisierung?

Eine klar umrissene Automatisierung steht oft in wenigen Tagen. Vorab bekommen Sie einen Festpreis und eine Rechnung, ab wann sich die Investition durch gesparte Zeit bezahlt macht.

Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?

Fällt ein Schritt aus, landet der Vorgang in einer Warteschlange und die zuständige Person wird informiert. Mit Wartungsvertrag kümmern wir uns darum, bevor es Folgen hat.

Können wir die Workflows später selbst ändern?

Ja, alle Workflows gehören Ihnen und sind dokumentiert. Kleine Änderungen wie neue Empfänger macht Ihr Team nach einer kurzen Schulung selbst.

Sind unsere Daten bei der Automatisierung sicher?

Wir verarbeiten nur die nötigen Daten und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. n8n und die KI-Modelle laufen auf Wunsch in der EU oder bei Ihnen.

Nächster Schritt

Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?

Erzählen Sie uns davon, und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob er sich automatisieren lässt und was das spart.

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Weitere Leistungen